Архівний відділ райдержадміністрації, як місцева державна архівна установа, вносить до Національного архівного фонду архівні документи, що мають місцеве значення, веде їх облік, зберігання та використання відомостей, що в них містяться, а також реалізує державну політику у сфері діловодства та архівної справи, здійснює контроль за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ та організацій на території району.
Станом на 01.10.2023 року на зберіганні у відділі знаходиться 307 архівних фонди. Всього на зберіганні перебуває 41135 одиниць зберігання, в тому числі: 36417 справ постійного зберігання (НАФ), 4718 справ з кадрових питань (особового складу)
Впродовж 2023 року робота архівного відділу райдержадміністрації зосереджувалася на виконанні планових показників по розвитку архівної справи в Яворівському районі на 2023 рік.
З метою забезпечення зберігання документів прийнято розпорядження голови Яворівської райдержадміністрації №38/02-06 від 22 березня 2023 року «Про проведення огляду забезпечення зберігання архівних документів в закладах освіти Яворівського району». Згідно якого проведено огляд зберігання документів та стан ведення діловодства в Новояворівському міжшкільному ресурсному центрі, державних навчальних закладах «Новояворівське вище професійне училище» та «Судововишнянський професійний ліцей»
За звітний період 2023 року на зберігання до відділу надійшли документи 10 фондів, а саме: Яворівської райдержадміністрації, фінансового управління Яворівської райдержадміністрації, Управління державної казначейської служби у Мостиському районі, Калинівської, Смолинської, Прилбичівської, Мужиловицької, Старичівської, Залузької, Лозинської, Великопільської сільських рад. Загалом прийнято 674 справи постійного зберігання (НАФ).
Прийнято документи ліквідованого комунального підприємства «Реєстр», комунального закладу Яворівської міської ради «Народний Дім м. Яворова». Дані про прийом справ внесено в облікові документи.
Впродовж 10 місяців 2023 року архівний відділ райдержадміністрації продовжував роботу по створенню і розвитку довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.
Одним із пріоритетних напрямків діяльності державних архівів є переведення в електронний (сканований) вигляд документів та довідкового апарату до них. Впродовж року працівниками відділу оцифровано описи документів прийнятих архівних фондів НАФ.
Загалом в архівному відділі райдержадміністрації зберігаються справи – 149 архівних фондів, описи яких оцифровані та переведені в електронний вигляд. Надалі ця робота буде продовжена.
Ще одним із основних завдань, яке виконує архівний відділ Яворівської райдержадміністрації є забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.
Для виконання вищезазначеного завдання архівний відділ тісно співпрацює із усіма установами – джерелами комплектування, а також зі всіма районними установами та організаціями, які звертаються за методичною допомогою щодо розробки і схвалення на засіданні експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації індивідуальних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про архівні підрозділи та експертні комісії відповідних установ, а також надання консультацій щодо ведення поточного діловодства і архівної справи.
На даний час проводиться робота по паспортизації документів архівних підрозділів державних установ, організацій, органів місцевого самоврядування , Яворівського району.
Впродовж 9 місяців 2023 року проведено 9 засідань ЕК архівного відділу райдержадміністрації, на яких розглянуто та схвалено:
- описи з постійного зберігання на -842 справ;
- описи з кадрових питань - 607 справ
- номенклатури справ - 9 Державного пожежно-рятувального загону;
Служби у справах дітей Судововишнянської міської ради, Мостиської міської ради, Яворівської районної державної адміністрації, Центру професійного розвитку педагогічних працівників Новояворівської міської ради; відділу освіти, молоді та спорту Мостиської міської ради; відділу культури, туризму та охорони культурної спадщини Мостиської міської ради; КНП «Мостиська міська лікарня» ; Служби у справах дітей Яворівської райдержадміністрації і т.д.
- інструкції з діловодства Центру професійного розвитку педагогічних працівників Новояворівської міської ради; відділу освіти, молоді та спорту Мостиської міської ради; КНП «Мостиська міська лікарня»,Судововишнянської міської ради; Служби у справах дітей Яворівської та Судововишнянської міської ради; Яворівської райдержадміністрації і т.д.
- положення про ЕК та архівний підрозділ 9 Державного пожежно-рятувального загону; Центру професійного розвитку педагогічних працівників Новояворівської міської ради; відділу освіти, молоді та спорту Мостиської міської ради; КНП «Мостиська міська лікарня» і т.д.
- 2 акти «Про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ»
Не менш важливого значення має використання інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду та інших документах, які зберігаються у районному архіві.
В архівному відділі райдержадміністрації велика увага приділяється роботі по виконанню запитів, які надходять від фізичних та юридичних осіб.
Постійно надаються роз’яснення та консультації громадянам щодо їх звернень, допомога у розшуку документів ліквідованих підприємств, в оформленні звернень до інших архівних установ області, країни.
Станом на 01.10. 2023 року до архівного відділу райдержадміністрації надійшло 429 заяв і запитів від фізичних та юридичних осіб , з них:
тематичних –16 , майнових – 116 , соціально-правового характеру – 303; видано копій розпоряджень голови Яворівської РДА – 507.
Серед заяв і запитів переважала тематика: запити правоохоронних органів щодо землі, довідки про заробітну плату та роботу, надання в приватну власність земельних ділянок, виділення земельних часток (паїв), нумерація будинків і присвоєння назв вулиць та інше.
Управлінням контрольно-перевірочної роботи Управління ПФУ України у Львівській області проводилися зустрічні перевірки довідок про заробітну плату та стаж, виданих архівом для нарахування пенсій.
