Впродовж 2025 року робота архівного відділу райдержадміністрації зосереджувалася на виконанні планових показників щодо розвитку архівної справи в Яворівському районі.
- Формування НАФ та експертиза цінності документів.
Впродовж 2025 року прийнято на державне зберігання документи НАФ від чотирьох установ, а саме: Порічанської, Бірківської, та Ясниської сільських рад та Яворівської міської ради. Вживалися заходи щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на постійне зберігання в архівному відділі.
Проведено роботу по підшивці документів Домажирської, Наконечнянської, Рясне-Руської сільських рад та Івано-Франківської селищної ради.Протягом звітного року проведено 12 засідань експертної комісії архівного відділу, на яких схвалено описи справ з постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), а саме: відділу культури і туризму Мостиської міської ради Львівської області, Управління державної казначейської служби України в Яворівському районі Львівської області, Яворівської міської ради, Новояворівської місткої ради, Яворівського районного суду, ТзОВ «Аква Доне»,ТзОВ «Грифон» та ПП «Володар».
На засіданнях експертної комісії архівного відділу схвалено Інструкції з діловодства: у Яворівській районній державній адміністрації, у Комунальному некомерційному підприємстві «Новояворівський центр первинної медико-санітарної допомоги» Новояворівської міської ради, у Комунальному некомерційному підприємстві «Новояворівський центр первинної медико-санітарної допомоги» Новояворівської міської ради, Управління Державної казначейської служби України в Яворівському районі Львівської області, Управління Державної казначейської служби України в Мостиському районі Львівської області, Комунального некомерційного підприємства «Мостиська міська лікарня» Мостиської міської ради Яворівського району Львівської області та Шегинівської сільської ради.
Номенклатури справ: Фінансового управління Яворівської районної державної адміністрації Львівської області на 2025 рік, Комунального некомерційного підприємства «Новояворівський центр первинної медико-санітарної допомоги» Новояворівської міської ради, Гуманітарного управління Мостиської міської ради Яворівського району Львівської області, Комунального некомерційного підприємства Івано-Франківської селищної ради «Івано-Франківська районна лікарня» Яворівського району Львівської області, Яворівської міської ради Львівської області на 2025 рік, Комунального закладу Яворівської міської ради «Цент надання соціальних послуг» та Шегинівської сільської ради. Положення про ЕК та архівні підрозділи: Яворівського районного суду Львівської області, Комунального некомерційного підприємства «Новояворівський центр первинної медико-санітарної допомоги» Новояворівської міської ради, Гуманітарного управління Мостиської міської ради, Комунального некомерційного підприємства Івано-Франківської селищної ради «Івано-Франківська районна лікарня» Яворівського району Львівської області, Комунального закладу Яворівської міської ради «Цент надання соціальних послуг», Комунального некомерційного підприємства «Новояворівська лікарня імені Юрія Липи» Новояворівської міської ради та Шегинівської сільської ради.
Відповідно до листа Державного архіву Львівської області продовжується робота по збору матеріалів щодо військової агресії російської федерації проти України, які будуть передані для заснування архівного фонду у ДАЛО і в архівному відділі – це видання районної та міських газет, фотографії тощо.
- Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.
У центрі уваги архівного відділу райдержадміністрації стоїть питання забезпечення збереження та державний облік документів Національного архівного фонду. Організовувалася робота з укомплектування, зберігання та обліку прийнятих документів.
Одним із пріоритетних напрямків діяльності архівного відділу є переведення в електронний (сканований) вигляд документів. Проведено роботу по скануванню описів справ установ.
Оцифрування самих документів (одиниць зберігання) не проводиться у зв’язку із відсутністю обладнання.
Надавалася практична та методична допомога працівникам діловодних служб новостворених громад та відомчих архівів в розробленні документів з діловодства, а саме: номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про експертні комісії, положень про архівні підрозділи та щодо формування паспортів архівних підрозділів установ.
На даний час в районі діють три трудових архіви, а саме при Яворівській, Новояворівській та Мостиській міських радах. Архівним відділом надавалася організаційна, консультативно-методична допомога у діяльності трудових архівів. Впродовж 2025 року проводилося координування їх діяльності. Також проводилася робота щодо створення трудового архіву у Івано-Франківській селищній раді. Зокрема, з метою здійснення централізованого зберігання архівних документів на території Івано-Франківської селищної ради, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду та на виконання ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» 25.08.2025 року скеровано відповідного листа за № 69-607/0/3-25 щодо необхідності створення трудового архіву у селищній раді або визначення відповідальної особи за ведення трудового архіву.
На зберіганні в архівному відділі районної державної адміністрації перебувають документи ліквідованих підприємств, що здійснювали свою діяльність на території сільських рад, які на сьогоднішній день ввійшли до складу Івано-Франківської селищної ради. Зокрема, це документи з кадрових питань (особового складу) 20 підприємств та довідковий апарат до них. Ці документи мають тривалий термін зберігання (75 років) і повинні зберігатися у трудовому архіві органу місцевого самоврядування. Документи впорядковані та підготовлені для передавання.
Крім цього, у старостинських округах Івано-Франівської селищної ради перебувають на зберіганні документи сільськогосподарських підприємств, які здійснювали свою господарську діяльність у сфері сільського господарства на території колишніх сільських рад, правонаступником яких є селищна рада. Дані документи теж повинні зберігатися централізовано.
За результатами розляду вищезазначеного звернення Івано-Франківська селищна рада повідомила (лист від 15.10.2025 року № 04-07/2522) про те, що на даний час проводиться відповідна робота (здійснюється підготовка та облаштування приміщень, виготовлення стелажів, встановлення сигналізації. Захисних решіток та вікон тощо) щодо створення трудового архіву.
З метою уточнення облікових даних проведено перевіряння документів Залузької та Верблянської сільських рад.
Постійно проводиться робота по збору інформації місцезнаходження документів ліквідованих підприємств, установ і організацій.
Слід відзначити, що працівниками архівного відділу цілеспрямовано проводиться робота для забезпечення збереженості документів в районі. Зокрема, на виконання розпорядження Яворівської районної державної адміністрації від 01 травня 2025 року № 50/02-06 «Про створення комісії для забезпечення збереження документів Національного архівного фонду» проведено комплексну перевірку архівних документів, місяця та умов їх зберігання на державному підприємстві «Новояворівське державне гірничо-хімічне підприємство «Сірка». Працівниками архівного відділу надано методичні рекомендації працівникам та керівництву підприємства щодо впорядкування архівних документів на підприємствах, в установах та організаціях, а також надано роз’яснення щодо формування описів справ з основної діяльності та кадрових питань (особового складу) відповідно до норм законодавства. За результатами проведеної перевірки підготовлено відповідну довідку.
Проведено оцінювання результатів службової діяльності державних службовців відділу за 2025 рік.
На виконання індивідуальної програми підвищення рівня професійної компетентності державного службовця, який займає посаду державної служби категорії “Б” або “В”, працівниками відділу завершено базові курси та отримано сертифікати:
- Дія освіта. Симулятор «Люди з досвідом війни. Гідність. Взаємодія» - від 27.02.2025 року.
- Дія освіта. «Люди з досвідом війни. Гідність. Взаємодія» - сертифікат від 27.02.2025 року обсягом 0,1 кредиту ЄКТС.
- Дія освіта. «Гендерна рівність та соціальна інклюзія в комунікаціях» - сертифікат від 27.02.2025 року обсягом 0,1 кредиту ЄКТС.
- Прометеус “OSINT – розвідка з відкритих джерел та інформаційна безпека»” - сертифікат від 27.03.2025 року.
- Національне Агенство з питань запобігання корупції “Спільна робота близьких осіб” - сертифікат від 05.05.2025 року обсягом 0,1 кредиту ЄКТС.
- Дія освіта. «Як захиститися від фейків і дезінформації» - сертифікат від 21.05.2025 року – сертифікат обсягом 0,1 кредиту ЄКТС.
- Прометеус “Цифрова безпека на персональному рівні” - сертифікат від 27.05.2025 року.
- Прометеус «Цифрова безпека для громадських організацій в умовах війни» - сертифікат від 03.06.2025 року.
- Дія освіта. «Кіберграм. Рівень цифрової грамотності в сфері Безпека в цифровому середовищі» - сертифікат від 25.06.2025 року.
- Дія освіта. «Цифрограм для держслужбовців» - сертифікат від 26.06.2025 року.
- Прометеус «Інформаційна безпека» - сертифікат від 16.09.2025 року.
- Прометеус «Інформаційна гігієна. Як розпізнати брехню в соцмережах, в інтернеті та на телебаченні» - сертифікат від 33.09.2025 року – сертифікат обсягом 1,5 кредиту ЄКТС.
- Прометеус «Дезінформація: види, інструменти та способи захисту» - сертифікат від 23.09.2025 року.
- Дія освіта. «Гендерна рівність та соціальна інклюзія в комунікаціях» - сертифікат від 25.06.2025 року – сертифікат обсягом 0,1 кредиту ЄКТС.
- Прометеус «Права людини для держслужбовців» - сертифікат від 14.10.2025 року.
- 3.Використання інформації документів НАФ.
Протягом звітного року забезпечувалася реалізація конституційних прав громадян на письмові звернення та особистий прийом.
Із введенням воєнного стану прийом громадян не припинявся.
Проводився особистий прийом громадян щоденно у робочі дні.
Серед заяв і запитів переважала тематика: запити правоохоронних органів щодо земельних питань, довідки про підтвердження стажу роботи, надання в приватну власність земельних ділянок, виділення земельних часток (паїв), нумерація будинків і присвоєння назв вулиць тощо.
Запити генеалогічного характеру не виконуються. Оскільки це не є профіль документів архіву. При надходженні запитів за цією тематикою надаються рекомендації щодо подальшого пошуку необхідних відомостей.
Значно збільшилася кількість запитів від правоохоронних органів.
У зв’язку з відкриттям слідчим Яворівського районного відділу поліції ГУ Національної поліції у Львівській області кримінальних проваджень щодо виділення земельних ділянок посадовими особами реорганізованих селищних та сільських рад, архівним відділом продовжувалося видавання в користування архівних документів. Згідно ухвал суду продовжується вилучення документів.
Постійно виконуються адвокатські запити.
На веб-сторінці Яворівської районної державної адміністрації розміщувалися дописи про діяльність архівного відділу за підсумками роботи впродовж 2024 року до Дня працівників архівних установ та щодо проведення виставки-презентації у відділі з нагоди 29-ї річниці Дня Конституції України.
- 4. Зміцнення матеріально-технічної бази архіву.
Проблемним питанням залишається питання покращення матеріально-технічного забезпечення у зв’язку із недостатнім виділенням коштів для архіву.
На виконання Наказу Міністерства Юстиції України від 02.03.2015 року № 296/5 «Про затвердження Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду» та з метою забезпечення належного збереження документів в архівному відділі (в тому числі віддалене робоче місце в місті Мостиська) ліквідованих сільських рад, правонаступниками яких є територіальні громади Яворівського району, необхідно придбати коробки для картонування документів для постійного зберігання у кількості 1400 штук (вартість за одну штуку 180 грн.). Подано відповідну службову записку на ім’я заступника голови райдержадміністрації А.Тиндика. За результатами розгляду у серпні місяці були скеровані листи до територіальних громад району з проханням придбати картонні коробки та передати їх по Акту приймання-передавання архівному відділу районної державної адміністрації. За результатами розгляду листа одна селищна рада виділила субвенцію для придбання картонних коробок.
Відповідно до пунктів 7 та 8 розділу ІІ Наказу Міністерства Юстиції України від 02.03.2015 року № 296/5 «Про затвердження Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду» у пристосованих для розміщення архівів приміщеннях рекомендується мати систему водяного, парового або повітряного опалення із захисними решітками на батареях і надійною гідроізоляцією стояків і трубопроводів. Не допускається обігрів архівів електричними та газовими приладами. Забороняється розміщення архівів у старих дерев'яних будівлях і будівлях із пічним опаленням, вологими основними та допоміжними приміщеннями, а також у будівлях, що не мають природної вентиляції повітря.
29 січня 2025 року між Яворівською міською радою та Яворівською районною державною адміністрацією укладено договори оренди (№8 та №9) про оренду комунального майна в місті Яворові по вул.Львівській, 25 та Валовій, 2 строком на 5 років. Відповідно до підпункту 5.1 п.5 розділу ІІ даних договорів Орендар має право за згодою Орендодавця проводити поточний ремонт, здійснювати невід’ємні поліпшення Майна за наявності письмового рішення Орендодавця про надання згоди, прийнятого відповідно до Закону та Порядку. Враховуючи незадовільний стан приміщень проведення поточного ремонту є недоречним. Подано відповідну службову записку на ім’я заступника голови райдержадміністрації. У 2026 році буде скеровано письмове звернення до Яворівської міської ради з питання пошуку можливостей виділення коштів для проведення капітального ремонту орендованих приміщень із заміною системи опалення, двох глухих вікон та встановлення системи протипожежного захисту.
Начальник архівного відділу
Яворівської райдержадміністрації (підпис) Наталія ХАНАС
